Datenschutzerklärung

Stand: 03. Mai 2026

1. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

web-crossing GmbH
Eduard-Bodem-Gasse 9
6020 Innsbruck, Österreich
Firmenbuchnummer FN 331547w (LG Innsbruck), UID ATU65173607
Telefon: +43 512 206567
E-Mail: info@web-crossing.com

2. Zwecke der Verarbeitung und Rollen

Newstool ist ein SaaS-Tool zum Versand von Newslettern. Wir, die web-crossing GmbH, sind Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO gegenüber den Mandant:innen, die Newstool einsetzen. Die Mandant:innen sind datenschutzrechtlich Verantwortliche für die Empfänger-Daten, die sie hochladen oder per API übermitteln.

Besucher:innen dieser Website (Startseite, Impressum, Datenschutz, Kontakt-Formular, Abmeldelinks und Newsletter-Archiv-Ansicht) verarbeiten wir direkt als Verantwortliche.

3. Verarbeitungen auf dieser Website

3.1 Aufruf der Website (Server-Logs)

Beim Aufruf jeder Seite werden vom Webserver folgende Daten in einer Logdatei gespeichert:

IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
Datum und Uhrzeit des Aufrufs
angeforderte URL und HTTP-Status
User-Agent (Browser/Betriebssystem)
Referrer (Vorgängerseite, falls übermittelt)

Zweck: technischer Betrieb, Sicherheit, Missbrauchsabwehr. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Speicherdauer: 7 Tage im Klartext, danach Anonymisierung; aggregierte Logs maximal 90 Tage.

3.2 Kontakt-Formular „Anfrage senden"

Über das Anfrage-Formular auf der Startseite verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, ggf. Firma, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Nachricht) sowie die IP-Adresse zum Zeitpunkt der Übermittlung.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage und Kontaktaufnahme. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung der Anfrage und anschließend sechs Monate als E-Mail-Korrespondenz im Postfach; bei Vertragsanbahnung gelten die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 132 BAO, idR sieben Jahre). Übermittlung in Drittländer: keine.

3.3 Nutzung des Admin-Panels

Beim Login in das Admin-Panel auf /admin/login verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, IP-Adresse und Anmeldezeitpunkt im Rahmen der Authentifizierung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. lit. f DSGVO (Sicherheit der Anwendung).

4. Verarbeitung im Auftrag der Mandant:innen (Auftragsverarbeitung)

Im Rahmen des Newsletter-Versands für unsere Mandant:innen verarbeiten wir nach deren Weisung folgende Daten:

Empfänger-Daten (E-Mail, optional Anrede, Vor-/Nachname, Geburtsdatum, Telefon, Adresse, Tags, Benutzerdefinierte Felder): von den Mandant:innen hochgeladen oder per API übermittelt.
Tracking-Daten bei Newsletter-Versand: Öffnungen, Klicks, Abmeldungen, pseudonymisierte IP-Adresse (letztes Oktett entfernt), User-Agent, Zeitstempel.
Bounce-/Complaint-Daten: vom Mailprovider gemeldete Zustellprobleme. Hard-Bounces führen zu einer Blacklist-Eintragung.

Vor produktivem Einsatz schließen wir mit jeder Mandantin / jedem Mandanten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Dieser regelt die eingesetzten Subauftragnehmer (Mailprovider, Hosting), die technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) sowie das Vorgehen bei Datenschutzvorfällen.

5. Speicherdauer

Empfänger-Daten: solange die Mandant:innen sie pflegen, längstens bis zum Vertragsende plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
Tracking-Events: 36 Monate aus Analyse-Gründen, danach anonymisierte Aggregation.
Blacklist-Einträge: unbefristet (gehashter Wert plus Quelle und Zeitpunkt), um unerwünschte Kontaktaufnahme zu verhindern. Rechtsgrundlage: Art. 21 Abs. 3 DSGVO.
Server-Logs: siehe 3.1.
Anfragen über das Kontakt-Formular: siehe 3.2.

6. Cookies und Tracking auf dieser Website

Wir setzen ausschließlich technisch unbedingt erforderliche Cookies ein:

newstool_session — Session-Cookie für CSRF-Schutz und, im Admin-Panel, für die Aufrechterhaltung der Sitzung. Lebensdauer: bis zum Schließen des Browsers bzw. zum Logout.
XSRF-TOKEN — CSRF-Token zur Absicherung von Formularen.

Diese Cookies sind nach § 165 Abs. 3 Telekommunikationsgesetz 2021 (TKG 2021, Umsetzung der ePrivacy-Richtlinie in Österreich) ohne Einwilligung zulässig, weil sie für die vom/von der Nutzer:in ausdrücklich gewünschte Funktion (Formular-Übermittlung, Login) unbedingt erforderlich sind. Ein Einwilligungs-Banner („Cookie-Banner") ist daher nicht erforderlich und wird bewusst nicht eingesetzt.

Wir verwenden kein Google Analytics, kein Meta-Pixel, keine Tracking-Pixel auf dieser Website, keine Werbe- oder Re-Targeting-Cookies und keine externen Tag-Manager. Schriften (Bunny Fonts) und Bilder werden ohne Cookie-Setzung über DSGVO-konforme Dienste eingebunden.

7. Eingesetzte Drittanbieter und Datenflüsse

Folgende Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag oder im Rahmen unserer Infrastruktur:

Hosting: Eigener Server der web-crossing GmbH in Innsbruck, Österreich. Verarbeitungsort EU. Kein Drittlandtransfer.
Mailprovider (für Newsletter-Versand der Mandant:innen): wird je nach Mandanten-Konfiguration ausgewählt; aktuelle Liste auf Anfrage. Mit dem jeweiligen Provider besteht ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO.
fonts.bunny.net (BunnyWay d.o.o., Slowenien — EU): Auslieferung der Webfonts „Inter". Es werden keine Cookies gesetzt und keine IP-Adressen zu Profiling-Zwecken gespeichert. AVV verfügbar.
KI-Provider (OpenAI, Anthropic, Google Gemini): nur dann, wenn ein:e Mandant:in im Admin-Panel die KI-Texthilfe aktiviert. Verarbeitung in den USA mit Standardvertragsklauseln (SCCs); keine Nutzung der Inhalte zu Trainingszwecken.
Sentry (selbst gehostet auf sentry.web-crossing.com): technisches Fehler-Monitoring. Verarbeitungsort EU. Kein Drittlandtransfer.

8. Blacklist nach Widerspruch oder Bounce

Wenn eine E-Mail-Adresse sich abmeldet, einen Hard-Bounce auslöst oder als Spam markiert wird, tragen wir sie in eine Blacklist ein. Die Adresse wird gehasht gespeichert (kein Klartext); zusätzlich werden Quelle und Zeitpunkt vermerkt. Zweck: Verhinderung zukünftiger unerwünschter Kontaktaufnahme. Rechtsgrundlage: Art. 21 Abs. 3 DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Recht auf Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at)

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter info@web-crossing.com.

10. Abmeldung vom Newsletter

Jede über Newstool versendete E-Mail enthält einen eindeutig signierten Abmeldelink sowie einen RFC-8058-konformen List-Unsubscribe-Header für One-Click-Unsubscribe. Ein Klick darauf entfernt Sie unverzüglich aus dem aktiven Empfängerkreis. Zusätzlich werden Sie in die Blacklist aufgenommen (siehe Punkt 8), damit eine erneute Zusendung durch denselben Mandanten nicht versehentlich möglich ist.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich Verarbeitungen, Gesetzeslage oder eingesetzte Dienste ändern. Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt des Aufrufs verfügbare Version dieser Seite.